Praktisk gjennomføring av eksamen ved HSF - retningsliner

I desse retningslinene betyr «Lova» Lov av 1. august 2005 om universiteter og høgskoler. «Eksamensforskrifta» betyr «Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Høgskulen i Sogn og Fjordane» av 1. januar 2006.

1
RETNINGSLINER FOR EKSAMENSKANDIDATAR

A
Individuell skuleeksamen under tilsyn

1. Kandidaten skal vere på plass i eksamenslokalet seinast 15 min. før eksamen tek til. Kandidaten skal ikkje ha anna enn skrivesaker, tillatne hjelpemiddel, mat og drikke på plassen sin. Vesker, mobiltelefonar og anna skal leggast på tilvist plass i lokalet. Eksamenspapir kan delast ut når kandidaten har sett seg, men det skal ikkje skrivast eller noterast noko før starttidspunktet for eksamen.
2. Kandidatar som har fått utdelt eksamensoppgåver kan ikkje forlate eksamenslokalet før
   kandidatlista er signert og tidlegast etter 30 min. Kandidatar som kjem inntil 30 min. for seint til eksamen skal vende seg til hovudvakta, og kan få løyve til å gjennomføre eksamen utan ekstra tid dersom ingen i mellomtida har forlate eksamenslokalet.
3. Kandidaten skal vise gyldig studentlegitimasjon med foto, eventuelt annan gyldig legitimasjon, og signere kandidatliste samstundes med at kandidatnummer blir tildelt.
4. Eksamenstida skal vere opplyst på førehand, og skal dessutan stå på eksamensoppgåva. Eksamenstida inkluderer også eventuell matpause. Etter at eksamenstida er over og all skriving skal slutte, har kandidaten inntil 15 min. ekstra til å fylle ut omslagsark og nummerere og fylle ut dei naudsynte opplysningane øvst på eksamensarka, og å skilje dei tre eksamensarka.
5. Høgskulen brukar vanlegvis eksamensark med gjennomslag. Eksamenssvara må difor skrivast med blå eller svart kulepenn. Dersom tida ikkje strekk til, kan det leverast inn kladdeark som skal nummererast og påførast kandidatnummer. Sensorane avgjer kor stor vekt det kan leggast på kladdesvaret.
6. Under eksamen er kontakt mellom kandidatane forbode. All kontakt skal rettast til eksamensvakta. Dersom ein kandidat har behov for pause, skal ho/han alltid ha fylgje med ei eksamensvakt. Kandidaten kan ikkje ha kontakt med nokon annan utanfor eksamenslokalet, heller ikkje via telefon eller anna kommunikasjonsutstyr.
7. Blir ein kandidat sjuk under eksamen, skal kandidaten kontakte hovudvakta slik at vakta kan gje permisjon. Fråversgrunnlaget skal innan ei veke dokumenterast og vere skriftleg stadfesta av sakkunnige, jfr. Eksamensforskrifta §11.
8. Kandidatane skal ta omsyn til andre i eksamenslokalet slik at det ikkje oppstår støy.Ved alvorlege ordensbrot kan ein kandidat bli bortvist frå eksamenslokalet. Studiesjef avgjer slike saker.
9. Ved eksamen som blir arrangert på den faste studiestaden kjem faglærar på besøk i
   eksamenslokalet og vil elles vere tilgjengeleg i eksamenstida for å avklare eventuelle mistydingar i oppgåvetekst o.l. Dersom faglærar ikkje er til stades, er vedkomande ansvarleg for at annan fagleg kvalifisert person som kjenner eksamensoppgåvene er tilgjengeleg.
10. Kandidatar som vil levere eksamenssvaret skal bli sitjande på plassen til alle papir er kontrollert og levert, og skal deretter forlate eksamenslokalet utan opphald. Eit eksamenssvar som er levert, kan ikkje under noko omstende leverast ut igjen. Alt brukt og ubrukt papir skal leverast til kontroll.
11. Ved bruk av PC under eksamen skal det kontrollerast at berre naudsynt programvare ligg på harddisk. Kandidaten er ansvarleg for å ta kopi under vegs for å sikre seg mot tap av data ved eventuell maskinfeil eller straumbrot. Eksamenssvaret skal vere levert i utskrift påført kandidatnummer.

B: Heimeeksamen, mappeinnleveringar, semesteroppgåver, prosjekt, bacheloroppgåver, masteroppgåver.

1. Eksamenssvaret skal leverast i Studenttorget på Foss innan fastsett frist. Kandidaten kan postleggje eksamenssvaret som rekommandert sending. Det må då føreliggje dokumentasjon frå Postverket på at det er postlagt innan innleveringsfristen.
2. Heimeeksamen skal leverast i to eksemplar med kandidatnummer.
3. Mappeinnleveringar, semesteroppgåver og prosjekt skal leverast i to eksemplar med kandidatnummer. Studenten vel sjølv om dei vil skrive namn på framsida.
4. Bacheloroppgåver skal leverast i tre eksemplar med namn og kandidatnummer.
5. Masteroppgåver skal leverast i fem eksemplar med namn og kandidatnummer.

2
RETNINGSLINER FOR EKSAMENSVAKTER

1. Eksamensvaktene skal gjere seg kjende med gjeldande retningsliner for eksamen. Eksamensvakter har teieplikt om det som foregår i samband med eksamen.
2. Eksamensansvarleg utnemner hovudvakt for kvart eksamenslokale. Hovudvakta har ansvar for at det er ro og orden i lokalet og for å gje munnlege fellesopplysningar i eksamenslokalet. Hovudvakta avgjer kvar dei andre vaktene skal sitje i eksamenslokalet og fordeling av pausar m.m. for dei andre vaktene.
3. Vaktene møter i god tid, seinast 30 min. før eksamen tek til. Kandidatane skal ikkje ha tilgjenge til eksamenslokalet før vaktene er på plass. Vaktene ser til at kandidatane plasserer vesker, klede, mobiltelefonar o.l. på tilvist plass i lokalet. Berre tillatne hjelpemiddel, mat og drikke skal då vere på plassen til kandidaten.
4. Kandidatane skal vere på plass seinast 15 min. før eksamen byrjar. Vaktene deler ut eksamensarka og kontrollerer eventuelle hjelpemiddel når eksamen startar.
5. Dersom ein kandidat kjem til eksamenslokalet etter at eksamensoppgåvene er delt ut, skal vedkomande vende seg til hovudvakta. Dersom vedkomande er på plass innan 30 min. etter at eksamen er byrja, skal han/ho få tildelt ein plass og få lov til å gjennomføre eksamen på line med dei andre kandidatane, men utan ekstra eksamenstid. Ingen av kandidatane må ha forlate lokalet i mellomtida.
6. Eksamen byrjar med at eksamensoppgåvene blir delt ut. Hovudvakta opplyser om lengda på eksamen og kva faglærar som vil gå runde i eksamenslokalet. Hovudvakta organiserer deretter at kandidatane får utlevert kandidatnummer og at kandidatane signerer kandidatlista og omslagsarka. Ved signering skal studentlegitimasjon eller annan gyldig legitimasjon visast fram og
   kontrollerast.
7. Dersom det er noko uklart med eksamensoppgåver, hjelpemiddel e.l., må eksamensansvarleg straks kontaktast.
8. Det er vaktene si oppgåve å syte for ro og orden i eksamenslokalet og å gje kandidatane gode arbeidsvilkår. Vaktene skal unngå unødig samtale med kvarandre eller føreta seg noko som ikkje vedkjem vakttenesta. Vaktene skal vere hjelpsame og skaffe kandidatane det dei har krav på så raskt som mogeleg. Vaktene skal syte for at det ikkje foregår kontakt mellom kandidatane, eller at det blir bytta papir eller andre ting mellom kandidatane i lokalet. Vaktene formidlar det som vert førespurt.
9. Eksamensvaktene fylgjer kandidatar ut dersom det er ynskje om pause eller toalettbesøk. Vakter kan bli pålagt å inspisere toalett etter bruk. Ei vakt skal aldri ha meir enn ein kandidat om gangen i fylgje og skal sjå til at kandidaten ikkje har kontakt med nokon andre under pausen. Under «lufteturen» med kandidatane skal ein unngå samtale om eksamensoppgåva og eksamensfag. Vaktene skal vere tilbakehaldne og la kandidaten velje om det skal førast samtale eller ikkje. I lokale med 2 eller 3 vakter skal det minst vere att ei vakt i eksamenslokalet. Når det er 4 vakter i lokalet, skal det vere minst 2 vakter att i lokalet.
10. Hovudvakta skal opplyse når det er att 1 time av eksamenstida og når det er att 15 min. Når eksamanstida er ute gir hovedvakta melding om at alle må slutte å skrive og at kandidatane skal gjere klar svaret for kontroll og innlevering.
11. Ved innlevering blir kandidaten sitjande på plassen sin til alle papir er levert. Eksamensvaktene kontrollerer at toppen på eksamensarket er fylt ut med dato, kurskode, namn på faget, emnet eller kurset, kandidatnummer og sidenummerering. Dessutan skal utfyllinga av omslagsarka kontrollerast, og at dei inneheld så mange ark som kandidaten sjølv har skrive på omslaget. Det skal også kontrollerast at siste kopi, som er kandidaten sitt eige eksemplar, er rive frå. Vakta tek med seg svaret i omslagsarka, ubrukte eksamenspapir og kladdeark og leverer dette til hovudvakta.
    Kandidaten får med seg oppgåvesettet, kopi av eige svar og brukte kladdeark. Om ein kandidat ikkje får tid å føre inn eksamensvaret, har kandidaten lov til å levere inn kladd som ein del av svaret. Desse kladdearka skal i så fall merkast og nummererast i lag med dei ordinære arka.
12. Når vakta har kontrollert og teke med eksamenssvaret og ubrukte ark til hovudvakta, skal kandidaten snarast mogleg forlate eksamenslokalet med minst mogleg støy. Innlevert eksamenssvar skal aldri leverast attende til kandidaten, uansett grunngjeving.
13. Hovudvakta sorterer svara etter stigande kandidatnummer, samstundes som det blir merka av for innleveringa på kandidatlista. Eksamenssvara, kandidatlista og ubrukt materiell skal overleverast til eksamensansvarleg/avdeling som avtalt på førehand.
14. Dersom ei vakt får mistanke om fusk eller forsøk på fusk, skal vakta straks kontakte hovudvakta. Eksamensansvarleg må få beskjed om å kome til eksamenslokalet snarast mogleg. Dersom fuskinga er klar og kandidaten innrømmer at han har fuska, kan kandidaten bli vist ut av eksamenslokalet. I motsett fall skal kandidaten få lov til å gjere seg ferdig. Hovudvakta skal så snart som mogleg skrive rapport på vedkomande kandidat(ar) og sikre eventuelt bevismateriale og registrere vitne til det som har føregått. Rapport skal leverast eksamensansvarleg.
15. Vaktene har rett til følgjande matpausar utanfor eksamenslokalet:
    1. Eksamen under 4 timar: Ingen pause
    2. Eksamen frå 4 til 6 timar: 20 minuttar pause
    3. Eksamen over 6 timar: 30 minuttar pause
16. Eksamensvaktene får betalt for 1 time ekstra tid ut over oppgitt eksamenstid. Hovudvakta for mindre eksamenar får 2 timar ekstra, medan hovudvakt i større eksamenslokale med meir enn 40 kandidatar får betalt for 2,5 timar ut over oppgitt eksamenstid.

3
RETNINGSLINER FOR ANSVARLEG FAGLÆRARAR/INTERN SENSOR

1. Ansvarleg faglærar betyr i denne samanhengen den eller dei faglærarar som har fagleg hovudansvar for eit einskilt fag/kurs/emne der studentar blir framstilte for eksamen. Vanlegvis vil ansvarleg faglærar også ha rolla som intern sensor.
2. Ansvarleg faglærar har ansvar for at framlegg til skriftleg eksamensoppgåve blir lagt fram for sensor til godkjenning. Tillatne hjelpemiddel skal vere trykt på oppgåva saman med eksamenstida. Ansvarleg faglærar har ansvar for at eksamensoppgåvene ligg føre på begge målformer, og eventuelt anna språk dersom dette er innvilga, innan fem arbeidsdagar før eksamen tek til.
3. Ansvarleg faglærar skal vere tilgjengeleg under eksamen. Faglærar har eit særskilt ansvar for å avklare spørsmål om kva som er lovlege hjelpemiddel og å avklare eventuelle mistydingar i oppgåveteksten. Ved besøk i eksamenslokalet skal faglærar presentere seg for hovudvakta.
4. Dersom det er umogeleg for ansvarleg faglærar å vere tilgjengeleg under eksamen, må ho/han sørgje for vikar i sin stad. Dette skal vere ein fagleg kvalifisert person som kjenner eksamensoppgåvene. Informasjon om dette skal gjevast avdelingsekspedisjon i god tid før eksamen tek til.
5. Ansvarleg faglærar må vere varsam med å gje tilleggsopplysningar under eksamen.Opplysningar som blir gjevne og som kan vere vesentlege for eksamensresultatet, skal gjevast til alle eksamenskandidatane.
6. Ansvarleg faglærar skal ikkje involvere seg i formelle og/eller praktiske forhold kring eksamensavviklinga for den einskilde kandidat. Spørsmål av dette slaget skal vidareformidlast til hovudvakta eller eksamensansvarleg.
7. Sensorane har ansvar for at eksamenssvara blir sensurerte og at signerte karakterlister blir levert til eksamensansvarleg innan tre veker etter at eksamen er avslutta, jfr. Forskrift om eksamen §15.
8. Dersom det er innlevert kladdeark som ein del av eksamenssvaret, skal sensorane i kvart einskilt tilfelle vurdere korleis desse skal vektleggjast.
9. Sensorane avtalar kven som skal grunngje sensurvedtaket.Sensorane avgjer om grunngjevinga skal gjevast skriftleg eller munnleg. Grunngjeving skal gjevast innan to veker etter at kravet er framsett. Avdelingane handsamar alle saker som vedkjem grunngjeving av sensurvedtak.
10. Seinast når fristen for å be om grunngjeving er gått ut, skal eksamenssvara sendast avdelingsadministrasjonen – eventuelt makulerast etter nærare avtale med eksamensansvarleg.

4
RETNINGSLINER FOR EKSTERN SENSOR

1. Ekstern sensor skal gjere seg kjend med gjeldande fag- eller studieplan, eventuell sensorrettleiing for faget eller emnet og gjeldande forskrift om eksamen.
2. Ekstern sensor skal godkjenne eksamensoppgåvene på førehand.
3. Ekstern sensor har, saman med intern sensor, ansvaret for at eksamenssvara blir sensurerte og at signerte karakterlister blir leverte til eksamensansvarleg innan 3 veker etter at eksamen er avslutta, jfr. Forskrift om opptak, studium og eksamen ved HSF.
4. Dersom det er innlevert kladdeark som ein del av eksamenssvaret, skal sensorane i kvart einskilt tilfelle vurdere korleis desse skal vektleggjast.
5. Sensorane har ansvar for at sensurvedtaket blir grunngjeve. Sensorane avtalar seg imellom kven som skal gje grunngjevinga. Sensorane avgjer om grunngjevinga skal gjevast skriftleg eller munnleg. Grunngjeving skal gjevast innan to veker etter at kravet er framsett.
6. Ekstern sensor som tek imot sensoroppdrag, skal automatisk vere sensor ved eventuell ny eksamen i same fag, emne eller kurs.
7. Seinast når fristen for å be om grunngjeving er gått ut, skal eksamenssvara sendast i retur til avdelingsadministrasjonen, eventuelt makulerast etter nærare avtale med eksamensansvarleg.

5
RETNINGSLINER FOR EKSAMENSANSVARLEG

1. Direktøren utpeikar eksamensansvarleg.
2. Eksamensansvarleg har ansvar for planlegging og gjennomføring av eksamen.
3. På sjølve eksamensdagen syter eksamensansvarleg for at tilstrekkeleg materiell er i lokalet og at det ligg føre kandidatliste for kvart fag eller emne som det skal avviklast eksamen for i kvart eksamenslokale. Før eksamenen byrjar skal eksamensansvarleg/avdeling inspisere at lokalet er i forsvarleg stand og at utstyr og vakter er på plass. Eksamensansvarleg/avdelinga har ansvar for fordeling av eksamensoppgåver til hovudvakt og for rutinar kring opning av eksamen.
4. På eksamensdagen skal eksamensansvarleg vere tilgjengeleg på tilkalling frå hovudvakt og har ansvar for tilkalling av faglærar.
5. Ved eksamensslutt har eksamensansvarleg/avdelinga ansvar for innsamling av kandidatlister, oppgåver og materiell og rutinar for avslutning av eksamen.
6. Dersom det under eksamen eller ved kontroll ved avslutning av eksamen blir oppdaga uregelmessige tilhøve, skal eksamensansvarleg saman med hovudvakta gjere det som er mogleg for å få klarlagt det som har skjedd og avklare eventuelle konsekvensar for eksamen og sensur denne dagen. Saker som vedkjem fusk eller forsøk på fusk ved eksamen skal straks rapporterast til studiesjef.
7. Eksamensansvarleg/avdelinga syter for forsvarleg sikring av dei innkomne eksamenssvara og syter snarast råd for at sensorane får eitt eksemplar kvar av oppgåva.
8. Etter sensurvedtak har eksamensansvarleg ansvar for informasjon om og sikring av sensurvedtaket.
9. Eksamensansvarleg administrerer klagesensur.
10. Når sensur er endeleg avslutta har eksamensansvarleg ansvar for sikring og arkivering av eksamensprotokoll, frammøtelister, sensurlister og eksamenssvar i samsvar med gjeldande reglar og forskrifter.